Ticari faaliyet yürüten şirketler için önemli olan konulardan biri de gerçekleştirilen hizmetlerin karşılığında alacaklarını tahsil edebilmeleridir. Pek çok işletmenin yaşadığı sorunlardan biri maalesef geciken ödemelerdir. Alacak tahsilatlarını düzenli şekilde gerçekleştirebilmek açısından bu süreci planlı ve iyi bir biçimde yönetmek, şirketlerin ticari faaliyetlerini yönetebilmelerinde etkili bir yoldur.
Tahsilat Yönetimi Nedir?
Tahsilat yönetimi, bir hizmet karşılığında doğan alacak ve borç
ilişkisinde müşteri ilişkileri ile vadesi gelmiş ödemelerin yönetim sürecini
ifade eder. Başka bir deyişle; ticari işletmelerin yaptıkları satışlardan
gelecek olan ödemelerin zamanlı ve planlı biçimde tahsil edilebilmesi için
alınması belirlenen aksiyonların tamamıdır.
Tahsilat yönetiminin düzgün bir şekilde işlemesi için üç
önemli noktaya özen göstermek gerekir.
- Hızlı olmak
- Planlı olmak
- Etkin olmak
İşletmelerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri açısından
tahsilat yönetim planının doğru bir şekilde ilerletilebilmesi oldukça önemlidir.
Nakit akışının düzenli sağlanamaması, işletmede faaliyetlerin aksaması hatta
duraklamasına sebep olabilir. Bu nedenle, nakit akışının eksiksiz kontrol
edilip seyredilebileceği etkili bir tahsilat yönetiminin gerçekleşmesi oldukça
önemlidir. Siz de tahsilatlarınızın takibinin asistan tarafından hatırlatıldığı
etkili bir sistem ile tahsilat yönetiminizi takip etmek istiyorsanız TS Ofis
Online Ön Muhasebe Programı ile talebinizi çözüme kavuşturabilirsiniz.
Etkili Bir Tahsilat Yönetimi Nasıl Gerçekleşir?
Etkili tahsilat için pek çok unsuru bir araya getirmek gerekir. Göz ardı edilmemesi gereken birçok husus vardır.
- Taraflar arasında satış işlemi gerçekleşmeden önce sunulan
tahsilat şartlarının müşteriler tarafından doğru anlaşıldığına emin olmak
gerekir.
- Alınacak çözümler müşteri kaybına sebebiyet vermeyecek
şekilde üretilmelidir.
- Sosyal medya uygulamalara dahil edilebilir, uygulanacak olan
tahsilat yöntemleri için yeni tekniklere başvurulabilir.
- Sürecin sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi için tahsilat
konusu ile ilgili hukuki düzenlemeler yakından takip edilmelidir.
- Tahsilatın gecikmesi durumunda kıymetli evrak ile vade
yapılandırması uygulamalarına yönelinebilir.
- Sürekli gelişim ve akabinde değişim yaşanan dünyada müşteri
profilleri, segmentleri ve var olan müşterilerin analizleri iyi yapılmalıdır.
- Aksiyonlar içine gerçekleştirilebilir potansiyeldeki
tahsilat hamleleri dahil edilmeli ve bunlar planlanmalıdır.
- Beklenen tahsilatların gecikmesi durumunda bu gecikmelerin
mali tabloya ne şekilde yansıyacağı tespit edilmelidir.
- İhtiyaç duyulması durumunda geciken tahsilatların takibi
için hukuki çözüm yollarına başvurulmalıdır.
- Alacak yönetimi ile süreç yönetimini daha kolay bir hale getirmek
adına teknolojik sistemlerden yararlanılmalıdır.
- Tahsilatlardan sorumlu olan ekip ya da personel için
eğitimler düzenlenmelidir.
- İskonto uygulaması ile müşteriler gerek düzenli gerek erken
ödemeye teşvik ettirilmelidir.
- Ortak özelliklerdeki tahsilatlar sınıflandırılmalı ve takibi
o sınıflandırılmalara göre takip edilmelidir.
- Sade fiyat politikaları ile potansiyel hataların ve
potansiyel itirazların önüne geçilmelidir.
- Tüm ödemelerin ve tüm faturaların kaydı alacak takibini kolaylaştırmak için mutlaka tutulmalıdır.
Tahsilat Hızlandırma Yöntemleri
Vadesi yaklaşmakta olan ya da vadesi gelmiş olan tüm
tahsilatlar için öncesinde hatırlatıcılar oluşturulmalıdır. Bir tahsilat
takvimi oluşturarak kolayca takibini sağlamak mümkündür. Bu yöntem ile planlama
süreci tek bir yerden görülebilirken hatırlatıcılar ile de planları atlama
ihtimali minimum seviyeye indirilebilir.
Fatura kesmeden önce oluşabilecek her türlü itiraz ya da
hataya karşı fatura bilgileri mail ile müşteriye iletilebilir ve anlaşma
sağlandığı taktirde fatura kesilebilir.
Tahsilat raporları belirli bir düzen içinde takip edilmelidir.
Müşterilerin ödemelerini düzenli bir biçimde gerçekleştirip
gerçekleştirmediklerini ve eğer gecikme yaşanıyor ise bu gecikmenin ne sıklıkta
olduğu gibi konuları tahsilat raporu olarak çıkarmak önemlidir. Hazırlanan bu
rapor ile müşterilere karşı alınabilecek aksiyonlar etkin bir şekilde planlanarak
uygulamaya geçirilebilir.
