İhracatta e-fatura ve e-arşiv kullanımı hakkında bilgiler

Her şeyin dijitalleştiği günümüz iş dünyasında fatura ve arşiv de dijitalleşti. üstelik artık e-fatura ve e-arşive geçiş zorunlu hale geldi. Belge ve kayıt tasarrufu sağlayan ve denetimin daha güvenli yapılmasına olanak tanıyan e-fatura ve e-arşiv kullanımı firmalara da devlete de pek çok kolaylık sunuyor. İhracatta e-fatura ve e-arşiv nasıl kullanımı ve e-fatura ve e-arşiv hakkında bilinmesi gerekenler hakkında bilgileri yazımızda paylaştık.

1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren şirketlerin e-fatura sistemine geçmeleri zorunlu hale getirildi. E-faturaya geçiş ile birlikte e-arşiv sistemine de geçilmesi gerekiyor. özellikle ihracatta oldukça önem taşıyan bu dijital sistemler hem tasarruf sağlıyor hem işlerin daha çevreci ve de risksiz şekilde yürütülmesine olanak tanıyor. E-ticarette reklamcılık ve ilan hizmetleri veren kişilerin başladıkları tarihten itibaren 3 ay içinde e-arşiv faturaya geçiş yapmaları gerekiyor.

E-fatura nedir?

Faturaların dijital ortamda internet bağlantısı kullanılarak veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve elektronik belge biçiminde düzenlendiği uygulamaya e-fatura deniyor. VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla oluşturulan bu sistem Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulanıyor.

E-faturaya geçiş yapıldığında fatura kesebilmek için firmaların GİB Portal ya da yine GİB tarafından yetkilendirilmiş entegratör kuruluşlardan hizmet alması önemli bir detay... İlk olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne başvuru yapılıyor ve mali mühür alınıyor. Şahıs firmaları için ise e-imza alımı yapılması gerekiyor.

E-faturanın avantajları neler?

E-fatura ile özellikle maliyet ve zamandan yana kazanç sağlamak mümkün. E-fatura ve e-arşiv sistemi ticari işletmelere birden çok faydası sağlıyor. Bu sistemlerin en önemli faydası matbu faturaya ve beraberinde gelen tüm iş yüküne son veriyor olmaları. Faturalama maliyetleri azalıyor. Süreç dijitalleştiği için fatura basma, imzalatma, postalama, kargo takibi yapma ve arşivleme süreçleri ortadan kalkıyor; tabi masrafları da… Diğer faydalarını ise şu şekilde sıralayabiliriz:

E-fatura sistemi faturaların çok daha hızlı hazırlanmasına olanak tanıyor.
Tahsilat süreçleri kolaylaşıyor ve kısalıyor.
Faturalar müşterilere çok kısa bir sürede ulaşabiliyor.
Faturalardaki hatalar çok daha kolay bir şekilde telafi edilebiliyor.
Faturalar çok rahat bir şekilde arşivlenebiliyor.
Saniyeler içinde geriye dönük bir faturaya ulaşmak mümkün oluyor.
E-fatura sistemi özellikle muhasebecilerin işlerini çok kolaylaştırıyor.

10 milyon TL'den 5 milyon TL'ye düşürülen ciro limiti değişikliği dışında e-fatura uygulamasında birkaç yeniliğe daha gidildi. 1 Temmuz 2022 tarihi itibariyle uygulanması zorunlu olan e-fatura uygulama maddeleri ise şunlar:

e-ticaret aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracıları, işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle uğraşanlar, işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak zorundalar.
3065 sayılı KDV Kanununun 11'inci maddesine göre ihracat işlemlerinde e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye'de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar) kapsamında fatura düzenleyecek olanlar, faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorundadır.
e-irsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu sebebiyle e-Faturaya geçmek zorunda olan mükellefler, e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğunun başladığı tarih itibariyle e-Faturaya da geçiş yapmak zorundadır.